Geen bureaucratie alsjeblieft!

Door Marco Heijstek

Samen met een directie van een middelgroot bedrijf zit ik om de tafel. 2020 is net begonnen en ze willen graag vooruit. In 2019 zijn er mooie dingen gedaan en een goede ontwikkeling ingezet. Hoe krijgen we onze medewerkers verder mee? We willen werken aan kwaliteit en samenwerking en tussen de verschillende afdelingen zijn nog te veel hobbels. Communicatie loopt niet altijd even lekker. 

Kan jij ons helpen?… maar geen bureaucratie alsjeblieft!

Een mooie vraag! En voor veel ondernemers herkenbaar. We willen een volgende stap maken met onze onderneming, onze medewerkers meenemen en van 2020 weer een top jaar maken. Als we naar het bedrijf kijken dan zijn veel dingen goed georganiseerd. Procedures en proces afspraken zijn gemaakt en zijn helder. Toch lijkt dat op de één of andere manier niet het resultaat te geven wat we graag zouden willen zien. Wat we zien is dat een nieuwe procedure niet altijd helpt om de communicatie te optimaliseren. Of een leuke teamtraining voor even een boost geeft aan de samenwerking, maar na een maand vaak alweer is weggezakt. Het beklijft niet, maar wat dan?

Randvoorwaarden zijn nodig 

Laten we beginnen met een contradictie. Organiseren, procedures en procesafspraken zijn nodig om samen te werken of een product te realiseren. In een bedrijf zijn afspraken of randvoorwaarden nodig, anders zou je niet van een organisatie kunnen spreken. Met elkaar heb je processen afgestemd en georganiseerd om een ‘organisatie’ te zijn en producten of diensten te leveren. We organiseren met behulp van procedures en afspraken, zo doen we dat hier. Daarbij maken we afspraken over de manier hoe we dat doen, de mate van kwaliteit en snelheid. Logisch!

Keerzijde

Er is echter een keerzijde. De afspraken passen bij soortgelijke situaties als waar de afspraak een oplossing voor was. Veel is niet hetzelfde en de afspraak is lang niet altijd ‘de’ oplossing of relevant voor een volgende situatie. Denk even aan de paarse krokodil reclame van OHRA. Het formulier voor het vinden of terugvinden van een verloren voorwerp zal zeker handig en passend zijn in sommige situatie. Maar het helpt niet in een situatie waar de ‘paarse krokodil’ gewoon te zien is achter de balie. Regels en procedures geven antwoord op een vraag die toen reëel en passend was. Echter, in de tussentijd veranderen de omstandigheden en die zorgen voor nieuwe vragen waarop de vastgestelde procedures geen passend antwoord geven. Hier hebben we de contradictie te pakken. Afspraken zijn nodig om te organiseren, afspraken zetten tegelijk vast en verkleinen de speelruimte voor de organisatie en de medewerkers. 

Leven in de organisatie

Terug naar de vraag: hoe komen we verder in 2020? Maar dan zonder bureaucratie, zonder nieuwe regels en afspraken of weer een nieuwe reorganisatie. Mijn motto: “er moet weer leven in de organisatie”. Met organiseren, halen we soms het organisme uit de organisatie. Het levendige, het speelse, het eigen initiatief, maar al te vaak hebben we het weg georganiseerd tot een bureaucratisch gedrocht waar niemand meer precies weet waarom we het ook alweer zo deden. Er mag meer levendigheid komen. Geen gekooide medewerkers, maar mensen die binnen gestelde kaders zelf de keuzes maken en verantwoordelijkheid nemen. 

Verdraaide organisaties

Wouter Hart heeft hier een prachtig boek over geschreven: “verdraaide organisaties” (https://bit.ly/2FPl5sg). Een pleidooi om terug te keren naar de bedoeling: waarom zijn we ook alweer een bedrijf? Wat willen we eigenlijk neerzetten? Veel mensen en medewerkers zijn op zoek naar de bedoeling, naar iets dat richting geeft aan het handelen. De bedoeling helder maken is vaak nog niet zo heel moeilijk. 

Leidende principes

De volgende stap is vaak veel lastiger, hoe willen we dat bereiken en wat zien we elkaar dan doen? Welke principes willen we niet loslaten? Wouter Hart introduceert hier de term: leidende principes. Leidende principes, dat zijn simpele en concrete vuistregels die richting geven aan het dagelijks handelen. Die je helpen om ‘het goede te doen’, datgene dat in jouw organisatie ‘de bedoeling’ is. Die je werk gemakkelijker maken. En rust geven. Zonder je gekooid te voelen!

Hoe komen we nou verder in 2020?

Nogmaals terug naar de vraag: hoe komen we verder in 2020? Met het gedachtegoed van Wouter Hart komen we al een heel eind. Toch is dat in mijn ogen nog ergens te makkelijk, de werkelijkheid is vaak veel weerbarstiger dan een mooie theorie. Waar mensen samenwerken ontstaan patronen en ongeschreven regels. Deze zijn lastig te doorbreken, omdat ze niet vastgelegd zijn. Ze ‘gebeuren’, zonder dat dit expliciet is vastgelegd. 

Zicht op “patronen”

Als organisatieadviseurs en coaches van Kieboom helpen we om juist deze patronen zichtbaar te maken. Patronen die een organisatie helpen, maar soms ook contraproductief zijn. Zicht krijgen op deze patronen, zorgt ervoor dat we anders gaan handelen, omdat we vanuit dit zicht tot andere keuzes kunnen komen. En daardoor ander gedrag kunnen ontwikkelen. Daar zijn vaak helemaal geen nieuwe procedures voor nodig! Dus geen bureaucratie!

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Translate »
× Hoe kan ik je helpen?